KVKK aydınlatma metni

Veri sorumlusu

VSF SOFTWARE YAZILIM TEKNOLOJİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (MERSİS: 0925129751200001; adres: Ostim OSB Mah. Cevat Dündar Cad. No: 1/1 İç Kapı No: 10 Yenimahalle / Ankara), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında veri sorumlusudur.

İşlenen veriler

• Kimlik: e-posta adresiniz, adınız, soyadınız ve mesleğiniz.
• İşlem: sorduğunuz sorular, görüntülediğiniz kaynaklar, geri bildirimleriniz.
• Sistem: oturum çerezleri ve IP adresi.
• Mükellef kayıtları: hizmetimize girdiğiniz mükelleflerinize ait ad/unvan, vergi dairesi, şirket türü, vergi türü, NACE kodları, kuruluş tarihi, mükellefiyet profili (özel rejim, basit usul ve iktisadi işletme bilgisi), aktif/pasif durumu ve notlar. Bu veriler sizin adınıza işlenir; bunlara ilişkin aydınlatma yükümlülüğü, veri sorumlusu sıfatıyla size aittir.
• Mizan verileri: yüklediğiniz mizan dosyası ve dosyadan çıkarılan hesap değerleri, dosyanın adı ve boyutu, mükellef ve dönem etiketiniz, analiz sonuçlarınız (kontroller, oranlar, risk puanı) ve ürettirdiğiniz yapay zekâ raporunun metni. Dosyanın kendisi yalnız bu iş için ayrılmış özel bir depolama alanında tutulur. Yükleme sırasında, mükellefin verisini işlemeye yetkili olduğunuzu beyan edersiniz; bu beyan, gösterilen metnin sürümüyle birlikte kaydedilir.
• Yüklediğiniz belgeler: web ya da WhatsApp üzerinden yüklediğiniz belgeler (PDF, görsel, e-Fatura XML ve Excel dosyaları), bunlardan okunan metin ve belgenin adı. Belgeler yalnız bu iş için ayrılmış özel bir depolama alanında tutulur, yüklemeden 30 gün sonra kendiliğinden silinir; dilediğiniz an siz de silebilirsiniz.
• İletişim: WhatsApp telefon numaranız. Numara, kanalı bağlamış olun ya da olmayın, bu numaradan bize mesaj geldiğinde işlenir; Ayarlar sayfasındaki bağlama formuna numaranızı yazdığınızda ise, bize hiç mesaj göndermemiş ve kanalı hiç bağlamamış olsanız da işlenir: numara standart biçime çevrilir, istek sınırlarını uygulayabilmek için özeti alınır, bağlı numaralar arasında aranır ve bağlama mesajını iletmesi için ham hâliyle WhatsApp'a (Meta) gönderilir. Kanalı bağladığınızda ayrıca, gelen mesajı hesabınızla eşleştirmek ve yanıtı size geri göndermek için ham hâliyle saklanır. Numara kayıt (log) satırlarına, işlem defterlerine, dışa aktardığınız dosyalara ve yapay zekâ modeline gönderilen yüke girmez, sohbet geçmişi ekranlarında görünmez. Bağlantıyı kaldırdığınızda ya da hesabınızı sildiğinizde numara talep anında silinir.
• Anket: deneme süreniz ya da ücretli aboneliğiniz sona erdiğinde size kısa bir anket postası gönderebiliriz. Anketi size gönderdiğimizi hesabınızla birlikte kaydederiz; böylece aynı anket size yeniden gönderilmez ve yanıtınızı bağlantının geçerli olduğu 30 gün içinde değiştirebilirsiniz. Ankette seçtiğiniz neden ve isteğe bağlı olarak yazdığınız öneri, ürünümüzü geliştirmek amacıyla işlenir. Aboneliğinizi iptal ederken isteğe bağlı olarak seçebileceğiniz ayrılma nedeni de aynı amaçla, hesabınızla birlikte kaydedilir; hesabınız kalıcı olarak silindiğinde bu kaydın hesabınızla bağı koparılır. Sonuçlar ve öneri metinleri yönetim ekranında adınız, e-posta adresiniz ya da kullanıcı kimliğiniz olmadan gösterilir; öneri kutusuna kişisel bilgi yazmamanızı rica ederiz. Yanıtlar ve öneri metinleri 24 ay saklanır. Gönderim kaydının hesabınızla bağı, gönderimden 12 ay sonra ya da hesabınız kalıcı olarak silindiğinde koparılır; bundan sonra yanıt kimseyle ilişkilendirilmeden kalır.
• Bilgilendirme postaları: deneme süresi hatırlatması ve anket gibi bilgilendirme postalarını her postadaki "Abonelikten çık" bağlantısıyla ya da Ayarlar → Bildirimler ekranından kapatabilirsiniz. Bu tercihinizi, ne zaman ve hangi yoldan değiştirdiğinizi hesabınızla birlikte kaydederiz; postadaki bağlantı yalnız bu postalardan çıkmanızı sağlar, hesabınıza erişim vermez. Hesabınız, güvenliğiniz, destek talepleriniz, ödemeleriniz ve faturalarınızla ilgili postalar bu tercihten bağımsız olarak gönderilir. Tercih kaydı, hesabınız kalıcı olarak silindiğinde silinir.

Yurt dışına aktarım ve veri işleyenler

Sorularınız, sorunuzun yanıtlanması için gereken mükellef bilgileri — mükellefin adı/unvanı, şirket türü, vergi türü, NACE kodu, kuruluş tarihi ve mükellefiyet profili (özel rejim, basit usul ve iktisadi işletme bilgisi) dâhil — ve sorunuzda kullandığınız belgenin metni, yapay zekâ modeli hizmeti almak üzere Microsoft Azure OpenAI altyapısında işlenir. Yüklediğiniz PDF ve görsellerin metni, Microsoft Azure üzerinde çalışan bir belge okuma modeliyle çıkarılır. Bu hizmetleri aldığımız Azure kaynaklarımız İsveç ve Hollanda (Avrupa Birliği) bölgelerindedir; ancak Microsoft'un küresel işlem altyapısı nedeniyle bu işlemler Avrupa Birliği dışındaki Microsoft veri merkezlerinde de gerçekleşebilir. WhatsApp sesli mesajlarının yazıya çevrilmesi yalnız İsveç'te işlenir. Bir mizan analizi için yapay zekâ raporu üretmeyi seçtiğinizde, analizden üretilen değerlendirme özeti de aynı altyapıda işlenir: kontrollerin sonuçları ve puanları, oran değerleri, eksik ya da yapısal olarak bulunmayan alanların kodları ve gerekçeleri, dönem etiketleri ile risk ve kapsam sayıları. Bu yükte mizanınızdaki tutarlar, hesap adları ve hesap kodları ile mükellefin adı ve yüklediğiniz dosyanın adı yer almaz. Bir mükellef seçerek soru sorduğunuzda, o mükellefin vergi dairesi bilgisi ve o mükellef için yazdığınız notlar da (notlardaki e-posta, telefon, IBAN ve kimlik/vergi numaraları gizlenerek) sorunuzla birlikte aynı altyapıda işlenir; diğer mükelleflerinizin vergi dairesi bilgisi ve notları bu aktarıma girmez. Bu mükellef bilgileri yalnız sizin hizmetimize girdiğiniz bilgilerdir ve sorunuza o mükellefin durumuna uygun yanıt verilmesi amacıyla kullanılır. Pasif olarak işaretlediğiniz mükelleflerin bilgileri yapay zekâ modeline gönderilmez; yalnız kaç mükellefinizin pasif olduğu sayı olarak iletilir.

Microsoft, hizmetin kötüye kullanımını izlemek amacıyla yukarıda sayılan verileri kendi sistemlerinde 30 güne kadar saklayabilir ve işaretlenen içerik yetkili personeli tarafından incelenebilir. Bu saklama sağlayıcının kendi sistemlerinde gerçekleştiğinden, hesabınızı silmeniz hâlinde bu kopyalar kendi silme süremizden bağımsız olarak sağlayıcının süresi dolduğunda ortadan kalkar.

Hesap bilgileriniz, sohbet geçmişiniz, mükellef kayıtlarınız, mizan ve belge dosyalarınız, arama dizinlerimiz, sistem kayıtları ve yedekler Microsoft Azure'un İsveç'teki (Avrupa Birliği) veri merkezlerinde tutulur. Size gönderdiğimiz e-postalar Microsoft Azure Communication Services ile gönderilir; bu hizmetin verileri Avrupa'da tutulur.

Ürünün nasıl kullanıldığını istatistik olarak izlemek için PostHog ürün analitiği hizmetini kullanırız; bu hizmetin verileri Avrupa Birliği'nde tutulur ve hukuki sebebi meşru menfaatimizdir (KVKK m.5/2-f). PostHog'a yalnız size verdiğimiz iç kullanıcı numarası, yaptığınız işlemin türü (ör. ödeme başlatma, kupon kullanma), plan türünüz, açtığınız sayfanın adresi ve siteye başka bir siteden geldiyseniz o sitenin alan adı gider. Siteye bir reklam ya da tanıtım bağlantısıyla geldiyseniz bağlantıdaki kampanya etiketleri (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content ve utm_term; ör. hangi reklamdan geldiğiniz) de gider. O ziyarette hesap açarsanız bu etiketler, hangi tanıtımın işe yaradığını ölçebilmemiz için hesabınızla birlikte saklanır; hesabınızı silerseniz hesabınızdan ve PostHog'daki kişi kaydınızdan kaldırılır, daha önce gönderilmiş kayıtlarda ise en çok 12 ay kalabilir. Üyeyseniz ve e-posta adresinizi doğruladıysanız, destek taleplerinizde sizi tanıyabilmemiz ve kullanım bilgilerinizi hesabınızla eşleştirebilmemiz için doğrulanmış e-posta adresiniz de gider; adresinizi değiştirirseniz güncellenir, hesabınızı silerseniz PostHog'daki kişi kaydınızdan kaldırılır, daha önce gönderilmiş kayıtlarda ise en çok 12 ay kalabilir. Adınız, sorularınızın ve belgelerinizin içeriği gönderilmez. Bu amaçla cihazınıza çerez ya da benzeri bir tanımlayıcı yazılmaz; oturum açtıysanız iç kullanıcı numaranız, giriş için zaten kullanılan oturum bilginizden alınır. Oturum açmadan yaptığınız ziyaretlerde PostHog, aynı gün içindeki ziyaretleri birlikte sayabilmek için IP adresinizi ve tarayıcı bilgisini yalnız anlık olarak, her gün değişen bir anahtarla geri döndürülemez bir özete çevirir; IP adresiniz saklanmaz. Oturum açmadan ana sayfayı ziyaret ettiğinizde, plan bölümünü görüntüleyip görüntülemediğiniz, sayfadaki bağlantı ve düğmelere (ör. Planlar, Ücretsiz dene, SSS) tıklayıp tıklamadığınız ve sayfada geçirdiğiniz süre de içerik olmadan, yalnız olay adı ve zamanıyla PostHog'a gider. Bu kayıtlar en çok 12 ay saklanır.

Bu aktarımlar ile aşağıda anlatılan WhatsApp (Meta) aktarımı, hizmetin sunulabilmesi için zorunludur. Sağlayıcılarla aramızdaki sözleşmeler, aktarılan verilerin korunmasına ilişkin veri işleme taahhütlerini içerir. KVKK m.9 uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca ilan edilen standart sözleşmelerin imzalanması ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilmesi süreci devam etmektedir; tamamlandığında bu metin güncellenir.

WhatsApp kanalı ve sesli mesajlar

Hizmeti WhatsApp üzerinden kullanmayı seçerseniz, bu kanaldaki yazışma Meta'nın WhatsApp Business Platform altyapısı üzerinden yürür: bize gönderdiğiniz mesajlar ve size gönderdiğimiz yanıtlar iletim sırasında Meta'nın sistemlerinden geçer ve orada Meta'nın kendi koşullarına tabi olur. Meta'nın bu sistemleri Amerika Birleşik Devletleri başta olmak üzere yurt dışındadır; aktarımın dayanağı yukarıdaki aktarım bölümünde yazılıdır. Sesli mesaj gönderirseniz ses dosyasının kendisi de Meta'nın sistemlerinde durur; biz onu oradan indiririz. Bu kopyaların — sesli mesajlar dâhil — ne kadar saklandığını biz belirlemeyiz. Kanalı Ayarlar sayfasından bağlarsınız ve dilediğiniz zaman kaldırırsınız. Kanal bağlı değilken de bu numaradan gönderdiğiniz mesaj ve numaranız bize ulaşır; ancak mesaj hesabınızla ilişkilendirilmez ve sohbet geçmişinize yazılmaz — numaraya kanalın nasıl bağlanacağını anlatan bir yönlendirme mesajı gönderilir, sonraki mesajlar yanıtsız kalır. Kanalı bağlamak için WhatsApp'tan gönderdiğiniz kod da bu kapsamda işlenir: bağlantı ancak o mesaj işlendikten sonra kurulur. Kendi tarafımızda, aynı mesajın iki kez işlenmemesi için mesajın kimliğinden türetilen bir parmak izini saklarız; kimliğin kendisi, mesajın içeriği ve telefon numaranız bu kayıtta yer almaz.

WhatsApp üzerinden sesli mesaj gönderirseniz, ses kaydı yalnızca yazıya çevrilmek üzere yukarıdaki aktarım bölümünde anlatılan aynı Microsoft Azure OpenAI (İsveç/AB) kaynağına iletilir. Ses kaydı kendi sistemlerimizde saklanmaz: kayıt yalnızca çeviri için işlenir, veritabanımıza ya da dosya depolamamıza yazılmaz. Sağlayıcının kendi sistemlerindeki saklama bakımından o bölümde anlatılanlar geçerlidir. Sohbet geçmişinizde yalnızca yazıya çevrilmiş hâli, sizin yazdığınız bir soru gibi tutulur; sorunun sesli mesajla geldiği bilgisi de kaydedilir ve geçmiş ekranında bir işaretle gösterilir. Sorunuz modele bu metin hâliyle gider. Çeviri isteğinde telefon numaranız, hesap kimliğiniz ve sohbet kimliğiniz yer almaz. Metnin doğru anlaşılıp anlaşılmadığını görebilmeniz için çeviri sonucu WhatsApp'tan size geri okunur.

Ödeme ve fatura bilgileri

Ücretli bir plan satın aldığınızda ödeme, iyzi Ödeme ve Elektronik Para Hizmetleri A.Ş. ("iyzico") altyapısıyla alınır. Kart bilgilerinizi doğrudan iyzico'nun ödeme formuna girersiniz; kart numaranız bize ulaşmaz ve sistemlerimizde saklanmaz. Ödemenin alınabilmesi ve aylık ücretin tahsil edilebilmesi için adınız ve soyadınız, e-posta adresiniz, telefon numaranız, fatura adresiniz, verdiyseniz T.C. kimlik numaranız, seçtiğiniz plan ve ödeme tutarı iyzico'ya aktarılır. Ödeme formunu iyzico sunduğu için, formu kullanırken IP adresiniz de iyzico'ya ulaşır. Bu aktarımın hukuki sebebi sözleşmenin kurulması ve ifasıdır (KVKK m.5/2-c).

Fatura düzenleyebilmek için ödeme sayfasında adınızı ve soyadınızı, fatura adresinizi ve telefon numaranızı alırız. Bireysel alımda T.C. kimlik numaranızı vermek isteğe bağlıdır. Kurumsal alımda ayrıca şirket unvanını, vergi kimlik numarasını (şahıs işletmesinde T.C. kimlik numarasını) ve vergi dairesini alırız. Bu bilgiler, faturanızı e-Arşiv fatura olarak düzenleme ve e-posta adresinize gönderme yükümlülüğümüzü yerine getirmek için işlenir (KVKK m.5/2-ç). Fatura bilgileriniz mali müşavirimizle ve Gelir İdaresi Başkanlığı gibi yetkili kamu kurumlarıyla paylaşılabilir. Ödeme sayfasında verdiğiniz fatura bilgileri, T.C. kimlik ve vergi kimlik numaranız dâhil, yapay zekâ modeline gönderilmez.

Siparişi onayladığınızda, onayladığınız ön bilgilendirme formu ve sözleşme metninin sürümü, onay zamanı ve IP adresiniz kaydedilir; bu kayıt sözleşmenin kurulduğunu ispat edebilmemiz için tutulur (KVKK m.5/2-ç ve e). Fatura ve ödeme kayıtları, ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıl (Vergi Usul Kanunu m.253), ticari defterlere dayanak belge olarak ise ilgili yılın sonundan başlayarak 10 yıl (Türk Ticaret Kanunu m.82) saklanır. Mesafeli sözleşme onay kayıtları 3 yıl saklanır (Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği m.20). Tamamlanmayan ödeme girişimlerinde ve kart bilgisi güncelleme işlemlerinde kaydedilen IP adresiniz 30 gün sonra silinir. Hesabınızı sildiğinizde uygulanan 30 günlük silme bu kayıtlara uygulanmaz: kayıtlar bu süreler boyunca erişimi kısıtlı olarak saklanır, süre sonunda silinir ya da anonim hâle getirilir. Kayıtlı fatura bilginiz ise hesabınızla birlikte silinir.

Amaç ve hukuki sebep

Verileriniz; hizmet sunumu ve destek taleplerinizin yanıtlanması, ücretli planların satışı ve faturalandırılması, ürün geliştirme ve hizmet kalitesinin ölçülmesi, güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi ile mevzuata uyum için işlenir. Hukuki sebepler: bir sözleşmenin kurulması veya ifası (KVKK m.5/2-c), hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi (m.5/2-ç) ve meşru menfaatimiz (m.5/2-f). Açık rızaya dayanan bir işleme faaliyetimiz yoktur; kayıt sırasında yalnız bu metni okuduğunuzu beyan edersiniz.

Sohbet geçmişinize erişim

Destek taleplerinizi yanıtlamak, hizmet kalitesini ölçmek ve kötüye kullanımı önlemek amacıyla yalnız yetkili ekibimiz, gerektiğinde web ve WhatsApp'taki sorularınızı, verilen yanıtları ve yanıtlara bıraktığınız geri bildirimleri görüntüleyebilir; sorularınızda yer alan mükellef bilgileri de buna dâhildir. Bir sohbete belge eklediyseniz yetkili ekibimiz bu sohbette belgenin türünü, PDF ise sayfa sayısını, boyutunu ve yükleme zamanını da görebilir; belgenin adını ve içeriğini göremez. Yönetim paneli üzerinden yapılan her görüntüleme, kimin ve ne zaman yaptığıyla birlikte kayıt altına alınır. Bu işlemenin hukuki sebepleri, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (KVKK m.5/2-c) ve meşru menfaatimizdir (m.5/2-f).

Saklama süresi

Hesap silme talebinizden itibaren PII verileri 30 gün içinde anonimleştirilir. Düzenleyici saklama yükümlülükleri (sözleşmeden doğan, vergi, vb.) bu süreden uzun sürebilir; bu hâlde veriler erişimi kısıtlı olarak saklanır. Ödeme, fatura ve sözleşme onay kayıtlarının saklama süreleri yukarıdaki "Ödeme ve fatura bilgileri" bölümünde yazılıdır.

Verinizi nasıl silersiniz?

Hesabınıza giriş yapıp Ayarlar sayfasındaki "Hesabımı sil" düğmesine basabilirsiniz.

İletişim

Sorularınız için: info@kolaymevzuat.ai. KVKK kapsamındaki haklarınızı (m. 11) kullanmak için yazılı başvuru yapabilirsiniz. Yazılı başvuru adresimiz: Ostim OSB Mah. Cevat Dündar Cad. No: 1/1 İç Kapı No: 10 Yenimahalle / Ankara.

Metin sürümü: kvkk-v0.15